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高起点的挑战——北京交通大学实验室与设备管理处张家栋处长发表日期:2011/12/16 14:48:00   

  学校简介

  北京交通大学是教育部直属、由教育部和铁道部共建的全国重点大学,是全国首批博士、硕士学位授予高校、首批进入国家“211工程”建设的高校。北京交通大学前身是清政府创办的北京铁路管理传习所,是中国第一所专门培养管理人才的高等学校,是中国近代铁路管理、电信教育的发祥地。1917年改组为北京铁路管理学校和北京邮电学校;1921年与上海工业专门学校、唐山工业专门学校合并组建交通大学;1923年交通大学改组后,北京分校更名为北京交通大学;1950年学校定名北方交通大学,由著名桥梁专家茅以升任校长;2000年4月,与北京电力高等专科学校合并,由铁道部划转教育部直属管理。2003年,学校恢复使用“北京交通大学”校名。

  北京交通大学设有电子信息工程学院、计算机与信息技术学院、经济管理学院、交通运输学院、土木建筑工程学院、机械与电子控制工程学院、电气工程学院、理学院、人文社会科学学院、软件学院、远程与继续教育学院;另有两所职业技术学院和在职管理、技术人员培训中心。北京交通大学形成了特色突出与优势鲜明的学科体系,是解决国家经济和社会发展以及铁路现代化建设与改革重大技术与政策问题的重要基地。学校以交通科学与技术为特色,是工、管、经、理、文、法、哲等协调发展的多科性、开放式、国内一流、国际知名的研究型大学。

  明确岗位职责和工作内容

  北京交通大学实验室与设备管理处前身是学科建设与条件装备处,从2006年开始,北京交通大学根据学校发展情况进行了机构调整,有针对性地成立了现在的实验室与设备管理处,并在人员配置上也进行了相应的调整,张家栋老师成为了该处的第一任处长。

  

 

  北京交通大学实验室与设备管理处张家栋处长

  对于处里的工作开展,张老师首先强调了岗位职责和工作内容的明确,基本上划分为四个部分:实验室管理、实验技术人员队伍建设、设备管理、招标采购。再有,一个新成立的处室在学校整体工作中的定位也是需要明确的,对此张老师他们提出要:行政管理、协调服务、规范高效、减少失误。这些要求不仅明确了实验室与设备管理处工作人员的职责与工作内容,同时也确定了自身在管理工作中的地位和位置。

  北京交通大学实验室与设备管理处的工作指标、工作任务是非常驳杂、繁重的,为了能够使所有工作人员都有一个清晰的认知,张老师他们对自己的工作目标也总结出了三句话作为提醒:为学校花好钱——要做好学校的“管家”,保证好学校的利益;为老师服好务——处里工作会涉及到全校上下所有的老师,因此工作中的服务性质是非常重要的;对自己负好责——招标采购这一领域的工作内容是比较敏感的,国家与学校对反贪、反腐、反贿赂都极为重视,因此在这一岗位上就要求工作者必须对自己的行为负责。

  建章立制

  作为一个新成立的机构,北京交通大学实验室与设备管理处的工作内容,在继承的基础上还有许多工作需要开始,而从成立至今的一年多时间来看,处里已经取得了实质性的工作进展。他们首先进行的工作就是“建章立制”。随着时间的推移,原来的一些规章制度,在内容上有的已不适用、有的需要补充、有的需要修订。针对这种情况,张老师他们第一步的工作即是根据实际情况着手建立、健全处里所有的规章制度。

  张老师认为这一工作的开展会有两方面的好处:首先,工作人员可以通过“建章立制”更快地熟悉工作内容,在学习和修订规章制度的研讨活动中,大家不仅仅是学习到制度的本身内容,更可以了解到国家的相关文件与规定,对《招标法》以及其他省部级文件都能够有更加深入的学习和了解;再有,大家也能够对采购方面、实验室方面和实验室队伍建设方面等一系列工作有一个更加全面的认识。在建处伊始,张老师他们每周都会有一个工作单元集合大家一起对相关文件与规定进行学习和研讨。目前,北京交通大学实验室与设备管理处的相关规章制度已经报送学校在进行最后的修订工作。

  在采购工作中,处里推进政府采购的力度也在进一步加强,如何在工作中的找到相关的理论依据和行政依据、更好地做好这方面工作,就需要动员大家先学习法律,现在包括张老师在内,处里每人都有一本政府采购工作的法律《汇编》,大家通过不厌其烦地学习和研讨,使得北京交通大学采购工作整体水平有了一个很大的提高,从制度建设到人员意识、到采购的流程,基本都是按照政府采购工作的规定来展开的,这对于做好政府采购工作无疑是奠定了坚实的先期基础。

  招标采购是非常敏感的工作,也是非常重要的工作,北京交通大学实验室与设备管理处力求在政府采购工作的主导下,将招标采购工作进一步规范化,因此“规范”就是这项工作需要强调的重点。目前,处里对于招标采购工作每一项内容的执行都有相关的工作流程,让大家在每一步工作中都能够有条例可依、每个人都能够按照规范进行操作,这样一方面可以最大限度地保证了学校的利益,另一方面也有效杜绝了个人错误的发生。

  数据挖掘

  对于设备管理这一块工作内容,张老师认为这部分工作内容是一项长期性的、日常性的、很重要的工作内容。设备在学校资产中占了很大部分内容,如何管好、用好、发挥效益,为学校教学、科研和学校建设服务好,是非常值重视与研究的工作内容。北京交通大学实验室与设备管理处针对这方面工作也制定了相关的工作步骤,他们首先进行了摸清家底的工作,分析了设备的整体布局、哪类设备需要添置、哪类设备避免重复购置、哪类设备需要提升其利用价值、哪类设备需要进一步加强日常管理……正是这些“数据挖掘”的工作,不仅对于学校建设能够提供有利的科学支持,也会为将来采购设备进行论证提供极为重要的参考信息。

  将这些有价值的数据挖掘出来,为学校以后的工作开展提供重要依据,这是张老师他们开展工作伊始即极为重视的工作内容。“数据挖掘”工作的开展适逢学校进行资产清查,借助这一有利契机,北京交通大学实验室与设备管理处成功完成了摸清家底的前期工作。与此同时,处里也对各种仪器设备的性能特点及整个学校的设备结构、布局都有了一个详尽的了解。

  将事情做到实处

  北京交通大学实验室与设备管理处下一个要完成的工作重点则是大型设备共享。为了能够深入地开展工作,处里积极到其他兄弟院校吸取经验,像清华大学、北京大学、北京师范大学、北京理工大学、北京化工大学、北京航空航天大学等等,都是处里学习、走访的重点单位。通过有效地学习和吸收,北京交通大学实验室与设备管理处已经针对学校的自身特点建立了一个大型设备共享平台,并与老师们一起研究、力求将事情做到实处,以避免表面的形式化,使所有设备都能够发挥出最大的效益,这也是完成此项工作的最终意义。

  对于实验室管理工作,包括了教学、学科建设与科研工作三大部分内容,这方面工作的运作,张老师认为实验室与设备管理处主要起到的是一个牵头的作用,更多的工作是要在各个部处之间的协调中进行运作。像教学实验室的工作,就需要实验室与设备管理处与教务处进行协调;一些学科、科研实验室就要与科技处进行协调,甚至要与研究生院进行工作协调等等。因此,在这项工作中,实验室与设备管理处必须要紧密地与各部处之间进行沟通、协调,以此为工作出发点,才能够做好这项管理工作。

  实验室建设成就

  北京交通大学实验室建设方面所进行的工作,实验室与设备管理处将其分成了两个层次的内容:一个方面是学科平台的建设工作,另一方面则是教学实验室的建设工作。

  由于北京交通大学是以学科建设为龙头,领导对此也非常重视,学校每年的投入量相当可观。从北京交通大学实验室与设备管理处前身的学科建设与条件装备处开始,特别是近几年来,北京交通大学在国家重点实验室、省部级重点实验室、国家工程中心等方面工作都有了非常明显的提升,在学科平台的建设中取得了令人瞩目的成就。目前学科建设工作已经转入了研究生院;实验室建设转到了科技处。但是,这两方面的工作仍然与实验室与设备管理处有着密切联系。

  教学实验室的建设工作由教务处和实验室与设备管理处共同开展。近几年中,北京交通大学已经完成的建设内容包括了:两个国家级教学基地——物理工科国家教学基地和电工电子实验中心;两个国家级的教学示范中心——电工电子教学示范中心和大学物理教学示范中心;两个北京市教学示范中心——工程实验中心和计算机教学示范中心。而北京交通大学自身也按相关规定建设完成了十五个校级的教学示范中心。正是通过这些平台的建设,北京交通大学完成了实践教学总体水平的大幅提升。

  选择正确的做法

  张老师说,我们在与教务处一起进行探讨时发现,近几年间所取得的成绩和进展都是决定于以下几点原因:首先就是得益于领导的重视态度。在领导的大力支持下,有了学校的重点投入,这几年才能够使学科建设、教学工作的深入开展取得显著成就。

  再有,在实验室建设、特别是教学实验室建设中采取的一系列有效做法也起到了关键性的作用,其中包括:校内与校外结合——使学校能够与一些大企业联合进行实验室和基地的建设;课内与课外结合——鼓励学生积极参加竞赛和课外活动,将其与课内的实验活动有机结合起来,对提高学生创新能力、动手能力取得了显著的效果;教学与科研的结合——主要体现在将老师们在进行科研课题的研究时,所取得的成果及时转化为教学内容上,并能够将之引领到课堂和实验之中;学科建设平台与教学平台的结合——由于学校每年对于学科建设平台的投入量较大,购进了许多先进的设备,如何使新购进设备能够有效支持本科教学,就需要从人员配备、制度管理等方面着手进行更加合理的安排。如:明确规定省部级以上重点实验室必须向本科生开放,并且要求每年至少在16个小时以上。这些举措从数量和体制上有效保障了学科建设平台与教学平台相结合的工作能够落到实处,对于学校教学工作的促进起到了显著的作用。

  工作体会

  张老师的工作体会:两年多的时间里,苦辣酸甜都有,感受到了许多新的体验。我认为要想把这项工作做好,第一点就是要必须同大家团结一致,一起做好工作;第二点,要和大家一起练好本领、熟练业务,处里每个人在业务上都必须成为骨干,才能够胜任新时期的工作压力、负好本职工作的责任。一方面要按照原则办事,另一方面还要具备能够在超常情况下处理事务的能力,因此必须要求我们有过硬的业务本领;第三点则是要树立好服务意识,以行政管理单位自居、高高在上的工作作风在现实中是行不通的,只有树立好服务意识才能够对工作有耐心、才能够与各单位交流顺畅,也才能够开展好处里的工作;第四点,全处人员都应该学会与人沟通的技巧,包括与老师们的沟通、与各学院的沟通,还包括与各厂家、各公司的沟通。因为,只有通过沟通才能产生相互之间的理解,而在理解之后,事情才能够更加通畅顺利。北京交通大学实验室与设备管理处正是以“沟通”作为润滑剂,使各项工作得以有条不紊地顺利开展。

  张老师原先是在机电学院任副院长,专门负责科研管理和研究生教育管理方面的工作,因此到实验室与设备管理处刚一上任,即将以前积累的工作经验应用到了工作岗位上,并在整个管理制度的修订中带领全体工作人员不断学习、进一步提高了自身的专业素养。张老师认为,北京交通大学实验室与设备管理处的成立就是为了要把实验室管理、实验技术人员队伍建设、设备管理、招标采购等工作水平再提高一步,处里工作应该在以前取得的成绩之上有更高发展,否则新处室的成立就失去了根本意义。

  因此上,张老师带领下的实验室与设备管理处的起点处在了一个很高的位置,这对于任何领导者,都是一个极大的挑战。在两年多的工作过程中,张老师也遇到了许多困难,其中最为突出的地方就体现在了业务的熟练程度上。但是张老师凭借着顽强的毅力,用对工作的全心投入、高度的服务意识和坦诚接受监督的胸怀,克服了这个难关。

  出于前期的工作经历,张老师提出,实验室与设备管理处在采购工作中必须要做到有效率、有水平,要以最快的速度为老师们提供最适用的设备,这一条也是处里最基本的工作要求。张老师认为,应该想老师所想——在坚持原则按制度办事的前提下,能够站在老师的位置上为其着想,才是服务意识的真正体现。

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