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夯实基础 稳步前进——访北京工商大学国有资产管理处王晓华处长发表日期:2012/3/27 11:53:56   


北京工商大学国有资产管理处王晓华处长

  加强自身建设,为教学和科研服好务

  1.加强制度建设是国有资产管理的重要基础

  北京工商大学国有资产管理处成立于2008年11月,负责全校固定资产管理工作(含公有房产、仪器设备管理)以及招标采购、校产企业、办公用品管理等。由于资产管理工作涉及学校内外方方面面的利益,每一项工作流程都必须依法合规,因此制度建设成为做好资产管理工作的首要前提和基础。“走上这个岗位后,我也是从学习制度开始入手的。”在不到3年的时间内,结合政策要求和学校实际,王晓华处长带领全处同志对学校国有资产管理方面的制度进行了多次修订与完善,于 2010年10月形成了《北京工商大学国有资产管理制度汇编》,涉及资产管理、招标采购、廉政监督、项目管理(资产的配置预算)等近30项。有了规范科学的制度,才能为教学科研服好务,为学校各项事业健康、持续、稳定的发展保驾护航。

  2.协查员机制是强化与各院系联系的重要纽带

  作为资产管理部门,要为学校的教学科研等中心任务做好服务工作,有责任、也有义务深入各单位了解资产使用状况,将资产管理相关要求周知各单位,辅助各单位做好资产管理工作。2010年,在市教委开展资产清查工作期间,国资处试行由处内的专职资产管理员以资产协查员的身份,每人负责联系一个教学单位,配合并督促该单位兼职资产管理员进行全面深入清查,取得了较好效果。清查结束后,根据工作需要,协查员工作机制成为日常工作的一部分,每位协查员每月都要定期前往所联系单位了解资产变动信息。协查员工作主要包括以下三个方面:

  (1)帮助各教学单位做好资产管理工作。例如,协查员通过定期走访,及时指导所联系单位的兼职资产管理员在资产动态网上办理登记入库、调拨、维修、报废等工作。

  (2)随时了解各单位资产使用情况,能够做到心中有数。可以有针对性地对一些难点问题进行着重研究解决,确保资产的正常使用。

  (3)周知国有资产管理相关工作规定及流程。各单位通过协查员的工作进一步了解并理解资产管理工作。例如对资产管理政策和流程的了解等。通过协查员的宣传与指导,把资产管理的各项制度落到实处,而不仅仅是将其挂在墙上。

  实行协查员机制后,国资处与各教学单位的联系更加密切了,彼此间的感情也更融洽了。协查员将其所负责院系教师发现的问题及时带回国资处,在例会上统一研究解决,保证尺度一致,口径一致,赢得了大家的信任与理解,既推动了资产管理工作的深入开展,又锻炼了资产管理工作队伍。

  3.服务教学科研是资产管理的重要目标

  教学科研是学校的中心工作,一切工作都要围绕这两个中心来服务,国资处也不例外。在申报专项预算时,绝大部分预算用于教学科研方面,每年设备购置专项中都会将教学科研单位专用设备的配件、耗材做入预算,以保证全年的运行与使用。由国资处负责使用的学校下拨设备购置费与设备维修经费也主要用于教学科研,在教学科研单位提出购置或维修需求时,国资处都会根据实际情况优先安排,并实行特事特办。特别是对一些处于保修期以外、使用效益较高的大型贵重仪器设备,还采取了年度维护措施。目前正积极调研,准备对使用频率较高的多媒体教学设施实行托管服务,既保证各项设施正常使用,又能够节约成本。

  4.加强队伍建设是提升资产管理水平的重要保障

  资产管理主要是针对物资的管理工作,但是要将管理物资的人的工作摆在首位,只有这样,才能不断提高资产管理水平,保障服务质量。工商大学国资处在资产管理队伍建设上采取了一系列措施:

  (1)注重加强专职队伍建设。自从王晓华处长到国资处任职以后,国资处就形成了每周召开一次例会的制度。每周三下午是国资处全体人员学习制度政策、通报知晓校情、交流业务经验、开展案例研讨以及集中解决业务工作问题的时间。同时积极为处内工作人员创造并提供与外界交流学习的机会,鼓励大家参与相关的业务交流与培训,不断提升个人综合业务素质与服务水平。

  (2)努力强化兼职队伍建设。积极与学校相关部门沟通,确定各单位兼职资产管理员的工作职责,每年两次定期开展全校范围的集中培训与交流活动,并通过专职资产管理员经常性的联系与指导,帮助兼职管理员尽快熟悉资产管理工作,不断强化他们的资产管理责任意识,提升业务水平,同时对优秀管理人员进行表彰与奖励。

  (3)推动学习型处室建设。要求处内成员注重业务工作积累,提倡写日常工作笔记,定期进行交流检查。处内领导班子带头,每人每年形成相应工作研究成果,每个科室也要通过积累总结,每年提交一篇研究成果。使大家养成习惯,能够通过全力以赴的工作付出,不断潜心研究探讨更加有效的解决措施,善于总结经实践检验证明行之有效的经验,最终进行提炼形成具有实际指导意义和参考价值的研究成果。

  (4)营造健康和谐人文环境。注重人文关怀,坚持张弛有度,积极开展锻炼身体、陶冶情趣的文体活动,鼓励大家踊跃参与学校组织的各项活动,较好展示国资处团结互助、齐心协力的精神风貌,使大家形成浓厚的归属感,将满腔的热情投入到工作中。

  (5)提倡优质服务理念。对前来办事的教师,要热情相待,笑脸相迎,不能推诿。如果教师来办事时相关人员恰巧不在,其他同事也会热情接待,能帮忙解决的要立即解决,不能解决的联系相关人员约好时间请教师再来。如果出现需要和其他部门协商解决的问题,国资处工作人员会与相关部门协调,而不是让教师自己解决。

  从源头抓起,努力提高设备使用率

  当前很多高校存在设备闲置、使用率低等问题,从学校实际情况出发,国资处着力从以下几方面提高设备使用率。

  1.科学论证,精确制订预算

  “设备闲置与使用率低只是一个表现,源头出在预算制订得不科学。”另外,预算基本是前一年制订的,至执行完整整需要一年的时间,期间因为市场瞬息万变及其他各种因素综合在一起经常出现变更,经常造成购置的设备在一段时间或是长期来看不是很适用,导致使用率低甚至闲置。北京工商大学从2010年起实施设备论证机制,保证了预算的精准及设备的使用率。

  2.以项目单位和项目负责人联合负责为主体,消除人为因素

  以项目负责人或教师为主体的设备购置预算,通常个人元素较多,未考虑到本单位的整体情况,也不可能经过集体论证,容易造成相关指标使用不兼容,也是导致设备使用率不高的重要原因。通过改革,北京工商大学以项目单位和项目负责人为主体,使设备的采购不再针对个人,而是针对项目单位。这样购置的设备可以为一个团队甚至相关学科专业服务,也避免了因人员变动造成的设备闲置现象。

  3.试行实验室开放

  在国资处的推动下,北京工商大学自2011年起积极开展大型仪器设备共享平台建设与实验室开放。首先在条件相对比较成熟的学院开展试点工作,使设备在满足本科生和研究生教学需要的基础上,面向校内教师科研和学生学习开放,同时在学校相关政策指导下面向社会有偿开放。“目前,我们还只是起步阶段,下一步将通过试点积累经验逐步推动全面的实验室开放。”

  4.建立公用仓机制,避免不必要的重复购置设备

  由国资处组建公用仓,准备少量状态良好的通用设备以备学校大型活动或院系急用,活动结束后归还国资处,由国资处统一负责保养维护,这样既可以避免因重复购置设备造成的资源浪费,又可以提高设备使用效率,同时还能解急用设备损坏的燃眉之急。

  多项新措施,高效开展资产管理工作

  1.采取科技手段提升资产管理水平和效率

  根据学校实际情况,国资处在北京市教委推行的高校资产管理系统基础上,向前延伸开发项目申报及管理系统,向后延伸开发资产使用绩效考评系统,同时开发了公有用房管理系统,并与资产管理系统实现对接,确保在规定时段内实现房屋与其资产设备阶段联动管理。该系统的推行,更加有利于资产管理全程的科学、规范。如把项目预算申报纳入资产管理系统中,使设备采购从申报论证开始即在系统中运行,直至该设备验收入库,全程都可进行有效监控。

  “这套系统最大的特点是将公用房和仪器设备进行联动管理。”在系统中可以动态地反映出某栋楼某个房间里的仪器、设备和家具,以及这些设备的基本信息。对预算申报、了解家底以及使用管理具有较强的指导意义。“以前我们只知道一个教学单位的仪器设备数量,但没有具体到某个房间里,还不能说做到家底清晰。现在通过这套系统的运行将使每间房屋内的设备在系统中体现出来。”

  2.实行职责明晰、责任到人的资产管理体系

  北京工商大学国资处在实践中形成了一套行之有效的资产管理体系:统一领导、归口管理、分级负责、责任到人。统一领导——要有学校层面的领导机构或领导小组,其执行机构设在国资处。归口管理——根据资产的不同属性划归不同的部门管理,如无形资产归口于校办或科技处,固定资产归口于国资处,流动资产归口于财务处。分级负责——北京工商大学国有资产分三级管理:一级是学校的资产管理机构,二级是各归口管理单位,三级是资产的具体使用单位。责任到人——突显三个责任,一是各单位行政一把手的领导责任;二是各单位资产管理员的管理责任;三是资产使用人的使用责任。这一管理体系既明确了各部门的职责,又将责任分摊落实到个人,加强了资产管理与使用人的责任感。

  3.论证机制

  北京工商大学自2010年开始实施项目申报论证机制,即由各项目归口管理单位对申报上来的项目购置计划进行公开论证,申报金额超过200万的计划还要请校外同行业专家参加公开论证答辩。论证内容涉及购置资产对教学科研发展建设的必要性,及相关师资队伍建设、场地环境配备条件、同行专家指导意见、预期能够产生的效益成果等方面。论证机制的实施,使资产购置预算更加科学合理。

  4.退回机制

  国有资产管理的一个难点是个性化资产的使用管理问题。根据工作需要,各项目负责人或课题负责人会购置一些个性化的物品,如笔记本、录音笔、照相机、移动硬盘等,另外还有一些乐团成员使用的乐器,个人使用后,在离职、离岗或离校时容易发生将资产带走的情况。国资处一方面积极与人事处沟通,对变动的人员进行资产使用情况核查,一方面要求各单位资产管理员坚持原则,收回所配置资产,并以此作为对资产管理员考核的硬性指标,对拒不交还者采取赔偿措施,对未收回资产者,追究相应处罚责任。国资处自2009年开始实施后,收效较好,避免了国有资产流失。

  5.搬迁机制

  国有资产管理的另一个难点,就是资产的搬迁与调整,往往在这个时候,资产就会“不知不觉”地流失掉了。针对这一状况,国资处在2010年学校改造装修楼宇的搬迁过程中,试行了“两地监验”的搬迁机制。要求所有需要搬迁的单位按顺序分别搬迁,在设备搬出和搬入地均有协查员监督、核验。此次搬迁过程中没有丢失一件家具。对搬迁后各单位上交的资产,履行先调拨再处置的程序,有效地保证了资产的完整。

  既要深入工作,又要跳出来看问题

  当笔者问及王晓华处长在国资处管理岗位上积累的经验时,她略作深思,然后肯定地说:“无论做什么工作,都要深入进去,不能浮在表面。”她介绍说,3年前刚刚调任国资处处长时,对各项业务工作都很不熟悉,如果仅停留在表面的了解,也不利于工作的开展。于是她虚心向处内每一位同志请教业务工作,主动到院系交流沟通,带着问题与大家探讨研究业务工作流程,寻求解决措施。她甚至与工作人员一起前往海关、财政局等单位,现场了解业务具体工作环节,并针对一些工作提出自己的优化思路。“在深入工作后,还要学会跳出来看问题,从外行人的角度看,往往更有利于问题的解决。”在国资处工作已3年多的时间,她仍然坚持提醒自己不要被具体的业务工作束缚眼界与手脚,要善于转变角度看待问题,只要有问题存在,就总能找到解决办法。

  在学习与借鉴的基础上,还要结合学校情况开展创新工作,这样才能使自己的工作不落窠臼,处处抢占先机。一是广开言路,群策群力。鼓励大家在开例会时积极发言,提出不同的工作思路与方法;二是夯实基础,稳步前进。王晓华处长在总结时说,国资处取得的成绩与每一位同事的辛勤付出是分不开的,正是大家的献计献策,默默贡献,才使得工作得以不断推陈出新。目前国资处的工作目标是,以全面实施资产动态管理系统为契机,向资产管理工作的精细化与科学化迈进。

  共同努力 办好北京教育装备展示会

  担任北京高校技术物资研究会秘书长的王晓华处长除表示会大力支持展示会的开展外,还向承办方提出了几点建议:一是把握住北京教育装备展的主旋律和基调,为各理事单位创造集中了解装备趋势时机;二是加强供需双方深度直面的交流与沟通;三是做好展会的组织和宣传工作,让各理事单位充分了解展会的进展情况,并在展会上获取信息。

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